3.做背景调查

当你开始参观时，问一下公共/功能区域的最后一次翻修是什么时候完成的，如果可以的话，问一下最近升级的卧室家具和床单的日期。我的同事玛格丽特·肯尼迪(Margaret Kennedy)是CMP的成员，她说，床上用品和床垫至少应该每五年更换一次——尤其是在入住率高的会议城市——其他装饰和化妆品更新至少应该每8到10年更换一次。

询问未来的建筑或翻新计划，以及这些计划是否会影响你的活动日期。目前该物业是待售还是待售?物业计划是否有变更管理，如果有，是什么时候?

在同一地点，了解其他组织将在你的活动中担任什么职务。在你的活动中，如果其他组承包相邻的空间，你能被通知吗?

还要询问场地内部供应商提供的服务和价格列表，如视听、电信和互联网、花卉和电脑租赁，并询问是否有任何供应商有提供这些服务的独家合同。排他性会扼杀竞争，并会大大提高价格。

4.你的活动照片

当你在函数空间中漫游时，想象一下你具体的事件安排。你的登记处在哪里?你会使用哪个会议室?你会在哪里建立你的展览大厅，举行招待宴会，舞台娱乐，或提供食物?如果这些功能中的任何一个在室外进行，在恶劣的天气情况下，有什么备用方案?你会在哪里找到员工办公室和扩音器的绿色房间?评估每个领域是否足以满足您的需求。

考虑到你需要的影音设备和食物、等级材料或服务站，确保得到准确的楼层平面图，最大限度地满足各种设置(如:接待处、剧院、教室、圆形、新月形等)和所有房间的官方消防规范。如果你的出席人数超过你最初的估计，设施是否有多余的空间?

问很多关于互联网接入和有线和无线网络连接的成本的问题。如果必要的话，让你的内部技术团队参与进来，以确保你已经充分评估了所有的互联网和电源需求。

参观你在活动期间使用的会议室。它们是在设备的同一层，还是分布在不同的楼层?如果电梯被用来在它们之间穿梭，那么在休息时间，电梯的数量是否足以让你的客人移动呢?

是否有足够的标牌给直接参会者?会议室附近有足够的洗手间吗?如果您的客人将得到小吃和餐点，那么会议室、展览厅和餐饮区之间的距离是多少?

留意房间的功能，因为它们与你的AV需求有关。考虑内置的音响系统、数据端口、AV和与会者的笔记本电脑等。检查是否有视觉障碍，如支架或灯具，以及相邻房间的声音出血问题，特别是如果房间是用折叠墙隔开的。

对与会者来说，温度总是一个“热点”。功能和会议室的温度是如何控制的，每个房间都有独立的恒温器吗?如果是的话，谁来控制它?