接下来，利用从研究、行业平均面积和过去的经验中收集到的信息，我们制定了预算，并向管理层提出了资本支出申请。

      经验教训:由于这是我们的第一个构建，我们不知道每一步需要多长时间，所以我们不能从一开始就开始我们的时间表并朝着完成的方向努力。但是我们知道摊位什么时候要准备好，所以我们从那天开始，然后往回做。我们还为意外的延迟提供了大量额外的时间，允许我们按时完成构建，即使在此过程中遇到了一些小挫折。

      2。创建一个工作组并收集信息

      有了建设资金，我们需要设定目标，确定这个新展台的外观和感觉。我们很快建立了一个内部的booth-build专责小组，由我的经理、副总裁和品牌经理级的营销代表、商业集团的高级管理人员、企业沟通/投资者关系代表、医学科学联络员(我们在制药行业)以及销售管理和财务部门的关键人员组成。重要的是我们的团队除了商业团队之外还包括个人。我们的展位对公司内的其他团队同样重要，我们需要所有相关人员的参与和支持。

      然后我们为小组编制了一份问题清单，并安排了一系列会议来回答这些问题。问题包括“你喜欢/不喜欢我们目前的摊位?”、“你希望与会者在我们的空间内进行什么样的旅行?”、“你希望我们的摊位唤起什么样的感受?”以及“我们必须传递什么样的信息?”经过几次会议，我们为新展览建立了一份主要目标和成果的清单。

      在此期间，我们还开始收集RFP所需的数据，如公司使命陈述、产品样品、非设计相关需求列表(如员工经验级别、推广支持能力等)、潘通匹配系统(PMS)标识颜色和使用说明等。

      经验教训:我们的特别工作组的成员总是在路上，把我们的决策者聚集在一个地方，而且一次几乎不可能。由于观看图像、检查样本和简单的面对面交谈对团队的成功至关重要，所以我们一直在打一场艰苦的战斗。因此，我建议建立一个视频会议来建立一种面对面交流的假象，或者如果其他方法都失败了，使用Dropbox来分享照片和信息，这样在现场的人仍然可以查看关键数据和图片。

      该集团的第二个近乎致命的缺陷是，它难以有效地谈论无形资产，比如我们希望客户如何看待我们的品牌，以及我们希望我们的展位传达给公司的信息。为了帮助这个过程，我建议提供其他摊位的照片来帮助人们说明无形的概念。这样，他们就可以说，“我想让我们的展位像这个例子一样”，或者“这张照片里的展位对我们的品牌来说太冷了。”