然而，我们也知道设计师需要一个指导方针，所以在我们发出RFP之前不久，我们提供了一个球场预算，以提供一些灵活性。我们还强调，设计师应该包括他们可以考虑的所有令人惊叹的因素，而不考虑成本，因为我们会考虑超出我们的预算限制，如果他们的创造能力得到保证。

      我推荐这个棒球场策略，因为它为设计师提供了足够的框架来开发一些参数，但它也为他们提供了一些灵活创造肌肉的空间。

      6.发布RFP

      然后，我们将RFP发送到五个展览馆以及保密协议（基本上说明我们不会分享他们的知识产权，他们不能分享我们的知识产权）和一种接受形式。由于RFP流程需要各方的相当大的承诺，完整的接受形式（我们将其作为RFP文件的最后一页，并要求由公司代表签署并通过传真或电子邮件返回给我们）我告诉我，展览馆正在进入RFP流程并打算完成。

      RFP附带的一些补充说明和信息。例如，求职信列出了所有响应RFP的竞争公司，并提供了他们必须提交其他问题和要求澄清的截止日期。然后它解释说我们会在某个日期回答每个问题，并在每个问题和答案上复制所有公司。

      RFP还包含有关公司应如何回应的详细说明。例如，它解释了我们期望在演示期间看到的内容及其建议的长度，我们需要以书面形式看到的内容，需要多少份副本以及以何种格式列出将要出席的视听设备，可用的视听设备等等。我们要求所有创意概念在任何定价信息之前和之前分开。

      经验教训：虽然接受形式可能没有法律约束力，但我们想要的不只是握手，以确保每个公司对这一过程的承诺;否则，我们有很多其他公司愿意签署表格。因此，我鼓励您在RFP中包含类似元素，以确定每个展览中心是否有意响应。如果公司没有退回此表格，如果您的公司政策或采购部门要求最低数量的投标人，您可能需要重新考虑将RFP发送到之前已淘汰的展览中心。

      我们知道，分钟公司收到RFP，电话线会嗡嗡作响，因为销售代表试图找出他们竞争的对手。因此，我们在求职信中列出了所有公司，而不是培养神秘感。这种策略不仅清除了电话线路，而且还允许公司发挥其与竞争公司相关的优势 - 这反过来又使我们能够更容易地比较它们。